직무분석의 방법과 직무명세서

직무분석의 방법

 

직무분석의 방법

직무분석은 인사부문이  중심이 되어 행하여지는 것이지만 직무를 분석하는 경우에는 다음과 같은 직무분석의 공식에 따라 분석하는 것이 효과적이다 즉, 종업원은 무엇을 하는가, 종업원은 어떤 방법으로 하는가, 종업원은 왜 하는가, 그것을 하는데 필요한 숙련 등을 명확하게 하여야 한다 직무에 관한 제사실과 정보를 얻을 수 있는 주요한 원천은 직무상의 종업원, 직무를 잘 알고 있는 감독자를 포함한 다른 종업원, 직무를 수행할 종업원을 관찰하는 독자적 관찰자 등이다 그러므로 직무분석을 하는 경우 가장 기본적인 방법으로는 관찰법, 면접법, 질문지법이 있고, 이러한 방법을 종합한 종합적 방법이 있다 그 외에 직무분석자 자신이 직접 해보는 체험법도 있다 또한 직무성적이 뛰어난 사람과 열등한 사람을 선발하여 이들에게 여러 가지 능력과 성격 등을 테스트하고 그 결과를 참고하여 직무에 알맞은 능력과 적성을 검토하는 실험법도 있다 또는 직무성적이 뛰어난 사람과 열등한 사람을 선발하여 이들에게 여러 가지 능력과 성격 등을 테스트하고 그 결과를 참고하여 직무에 알맞은 능력과 적성을 검토하는 실험법도 있다 그러나 하나의 방법만이 아니고 여러 가지 방법을 활용하여 각 방법의 단점을 보완하는 것이 바람직하다 대표적인 직무분석의 방법을 열거하면 다음과 같다 

1) 관찰법

숙련된 직무분석자가 종업원의 직무를 수행하는 작업, 동작을 관찰함으로써 그 직무의 내용, 성질을 기록하는 방법이다 이 방법의 장점은 다음과 같다

▶직접 현실적인 직무활동에 접근할 수 있기 때문에 가장 정확하게 직무에 관한 사실을 파악할 수 있다

▶분석자의 노력으로써 직무정보를 수집하는 방법이므로 다른 사람에게 폐를 끼치는 일이 적다

▶분석대상자가 질문지를 적당히 기입하는 폐해를 방지할 수 있다

이 방법의 단점은 다음과 같다

▶사무직, 관리직과 같은 지적, 정신적 혹은 감각 신경적 작업을 주로 하는 직무는 이 방법에 의해서는 그 직무의 사실을 파악하지는 못한다

▶육체적 작업일지라도 작업의 주기가 장기간일 경우에는 작업 전부를 관찰하는데 장시간이 걸리기 때문에 실제로 이 방법을 이용하지 못한다

2) 면접법

숙련된 직무분석자 종업원 또는 감독자와 직접 면담하여 작업의 내용, 성적 기타의 필요한 모든 사항을 청취, 기록하는 방법으로서 이 방법은 종업원 스스로가 질문지에 적당히 기입하는 폐단이 방지될 수 있다 이방법은 다음과 같은 장점을 가지고 있다

▶직무에 관한 완전하고도 정확한 지식을 활보할 수 있다

▶종업원 스스로가 직무를 기술 하는 데 따른 어려움을 제거할 수 있다

▶종업원 스스로가 질문지에 적당히 기입하는 폐단을 방지할 수 있다

▶분석자는 자료의 중요성의 정도를 평가할 수 있다

▶사실을 수집할 때 표준적인 분류가 가능하다

이 방법은 다음과 같은 단점이 있다

▶여러 종류의 직무를 분석해야 할 경우에 많은 기간과 노력이 소요된다

▶면접당사자에게 지급되는 인건비만도 상당액이 된다

▶광범위한 실시는 불가능하다

3) 질문지법

직무에 관해 조사할 필요성이 있는 항목을 열거한 질문지를 종업원에게 배부하여 그들 스스로 기입하게 하는 방법이다

이 방법은 다음과 같다 

▶다른 떠한 방법에 의지하는 것보다 신속하게 직무에 관한 사실을 수집할 수 있다

▶면접법에 의하기 것보다도 광범위하게 자료를 수집할 수 있다

▶자료의 정리가 용이하다

▶질문에 대한 보다 논리적이며 체계적인 사고가 가능하다

이 방법의 단점은 다음과 같다

▶질문지의 설계 및 작성이 어렵다

▶질문지를 완성함에 있어서 시종일관되고 통일적인 해석을 하기가 어렵다

▶완전한 사실을 얻을 수가 없다

4) 체험법

직무분석자 자신이 직무활동을 수행하고, 그 체험에 의해서 직무에 관한 지식을 체득하는 방법이다

이 방법의 장점은 다음과 같다

▶사실을 실제로 체득함으로써 생생한 정보를 얻을 수 있다

▶몇 개의 직무를 비교하는 경우 각 직무의 상세한 차이를 알 수 있다

이 방법의 단점은 다음과 같다

▶분석자 자신이 체험을 통하여 얻은 정보가 항상 정확하다고 할 수는 없다

▶종업원이 직무활동을 행하는 경우에 가지는 심적상태에는 이르지 못한다

▶모든 직무활동을 직무분석자 자신이 직접 체험한다는 것은 실제로 불가능하다

5) 실험법

이 방법은 임상적 방법이라고도 불리는 것으로 주로 특별한 측정, 연구, 평정, 테스트 등을 행하는 방법이다 예를 들면 직무활동의 시간적인 면을 파악하기 위하여 시간연구를 행한다던가, 작업절차를 자세하게 알기 위해서는 방법연구를 한다던가, 혹은 환경조건 중 기온 및 소음, 조명과 같은 것을 연구한다던가 그리고 직무의 소요 특징을 명백히 하기 위해서 작업자에 대한 실태검사, 심리테스트를 한다던가 하는 것 등이 방법의 예이다

이것의 장점은 다음과 같다

▶직무의 세밀한 점을 자상하게 밝힌다

▶수집한 사실과 자료는 개관성이 높으며 정확하다

그러나 이 방법의 단점은 다음과 같다

▶다른 장법에 비하여 많은 시간과 비용이 필요하다

▶절차가 번잡하여 그것을 실시하는데 전문적 기술이 필요한 경우가 많다

6) 작업기록법

작업기록법은 직무수행자가 매일 작성하는 작업일지나 메모사항을 가지고 해당 직무에 대한 정보를 수집하는 것이다 대개 장시간에 걸쳐 작성된 작업일지의 경우 쓰인 내용 그 자체에 대한 신뢰도는 상당히 확보할 수 있겠지만 문제는 직무분석에서 원하는 정보를 충분히 획득할 수 있느냐가 문제다 이러한 단점에도 불구하고 이 방법은 관찰하기가 어려운 직무, 예를 들면 엔지니어, 과학자 그리고 고급관리자가 수행하는 직무를 분석할 때 많이 활용한다

7) 종요사실 기록법

중요사실 기록법은 직무수행자의 직무행동 가운데 성과와 관련하여 효과적인 행동과 비효과적인 행동을 구분하여 그 사례들을 수집하고 이러한 사례로부터 직무성과에 효과적인 행동패턴을 추출하여 분류하는 방법이다 이 방법은 직무행동과 직무성과간의 관계를 직접적으로 파악할 수 있는 장점이 있는데 반해, 단점으로는 수집된 많은 행동을 분류, 평가하는데 많은 시간과 노력이 소요된다는 것이다 뿐만 아니라 여기서 얻은 정보만 가지고는 직무에 대한 포괄적인 정보의 획득에는 제약이 있다 위에서 본 여러 가지 방법은 각각 그 나름대로의 장점과 단점을 가지고 있다 그러므로 실제로 직무분석을 하는 경우에는 분석의 목적과 실정에 알맞은 방법을 선택하는 것이 중요하며, 여러 가지 방법을 병용하여 실행하는 것이 필요하다

 

 

직무기술서와 직무명세서

직무분석의 결과는 그 직무를 수행하거나 혹은 감독할 모든 사람이 직무의 성격, 내용, 수행방법을 일목요연하게 파악할 수 있도록 간단히 정리, 보존할 필요가 있다

1. 직무기술서

직무기술서는 직무분석의 결과로 얻어진 직무에 관한 모든 중요한 사실과 정보자료, 즉 직무의 성격, 내용, 수행방법 등을 간략하게 정리하여 기록한 문서이다 직무기술서의 내용은 일반적으로 직무의 성격과 그 직무에 관한 인적요건으로 구성된다 직무표식, 직무개요, 직무내용 및 직무요건 등 직무에 대한 전반적인 사항이 기술된다

▶직무의 표식: 직무의 명칭, 직무부서 그리고 직무부호 등이 기록된다

▶직무의 개요: 직무의 목적과 내용 및 범위가 간략하게 기술된다

▶직무내용: 직무의 수행 방법, 수행기관 그리고 관계 활동사항 등의 상세히 기록된다

▶직무요건: 숙련 및 기술요건, 노력요건, 책임요건 그리고 인적자격 요건 등이 기술된다

- 직무기술서를 작성할 경우에는 다음과 같은 사항에 유의하여야 한다

1) 직무와 그 책임의 한계를 명백하여야 한다

▶작업의종류

▶각 작업의 복잡성의 정도

▶필요한 숙련의 정도

▶각 작업에 다른 개인별 책임의 한계 등이 명백하게 기술됨으로써 직무의 특성과 범위가 개략적으로 명백히 설명되어야 한다

2) 감독책임을 명시해야 한다 각 작업을 수행하는 과정에서 감독자가 가져야 할 책임의 한계가 명시됨으로써 상사가 집행의 질을 효율적으로 유지해야 한다

3) 간략하게 기술되어야 한다 직무기술서는 간략하게 작성됨으로써 보는 이로 하여금 이해를 쉽게 하고 혼란을 최소화할 수 있어야 한다

2. 직무명세서

직무명세서는 직무분석의 결과에 의거하여 직무수행에 필요한 종업원의 행동, 기능, 능력, 지식 등을 일정한 양식에 기록한 문서를 말한다 즉, 직무명세서는 직무기술서를 기초로 하여 채용, 배치, 승진, 평가 등 인사관리의 목적에 따라 필요한 자료를 추출, 편성하여 작성한 것이라고 말할 수 있다 데일요더는 직무명세서는 직무기술서에서 발전된 것으로, 특히 직무에 의해 요구되는 인간의 특성을 강조하는 문서라고 정의 내리고 있다 일반적으로 직무명세서는 직무확인사항, 직무개요, 인적요건의 3가지 부문으로 구성된다 이 가운데서도 특히 인적요건을 강조하고 이에 대하여 상세히 기술하고 있다 예로 현장작업자의 직무상 필요한 인적요건에 관한 직무명세서의 기재사항을 들면 성별 및 연령, 작업자의 체격, 동작의 기민성, 작업자의 정서, 작업자의 정신적인 능력, 작업자의 교양정도, 경험 및 숙련도, 일반적으로 분류에 들어가지 않는 특수한 기능 등과 같은 것을 구체적으로 기술한다 그런데 미국에서는 일반적으로 직무의 특성을 기술한 것을 직무기술서라 하고, 직무에 요구되는 인적요건을 기술한 것을 직무명세서라 하여 양자를 구별하는 기업도 있으나 양자를 동시에 기술하는 혼합형식도 있다 우리나라에서도 이 양자를 동시에 기술하는 혼합형 식이 널리 이용되고 있다

 

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